Różnica między systemem ERP a programem finansowo-księgowym

System ERP (Enterprise Resource Planning) i program finansowo-księgowy to narzędzia, które mogą pełnić różne funkcje w zarządzaniu firmowymi finansami. Mają ze sobą sporo wspólnego, ale jednocześnie dość znacznie się różnią. Na czym polegają te odmienności? Wyjaśniamy!

System ERP i program księgowy — jaka jest różnica?

Czym różnią się od siebie te dwa rozwiązania? ”System ERP i program finansowo-księgowy mają inne funkcje i zadania. Pomimo to mogą się one częściowo pokrywać w zakresie zarządzania finansami” — wyjaśnia pracownik firmy Biuro Rachunkowe B&N, który na co dzień zajmuje się kompleksową opieką księgową nad przedsiębiorstwami.

System ERP to rozwiązanie całościowe dla firmy, które integruje różne działy i procesy w jedną platformę. Z kolei program finansowo-księgowy to narzędzie skoncentrowane na zarządzaniu tylko finansami i księgowością. 

ERP i system finansowo-księgowy — jakie mają funkcjonalności?

System ERP to kompleksowe rozwiązanie służące do zarządzania wszystkimi aspektami działalności firmy. Może obejmować moduły wspierające różne obszary, takie jak

• finanse,
• sprzedaż,
• księgowość,
• produkcja,
• logistyka,
• zakupy,
• zasoby ludzkie,
• magazynowanie.

System ERP integruje wszystkie te procesy, umożliwiając płynny przepływ informacji między działami.

Program finansowo-księgowy jest z kolei narzędziem do zarządzania finansami i księgowością. Obsługuje takie procesy jak fakturowanie, raportowanie finansowe, kontrola kosztów, podatki, ewidencja przychodów i rozchodów, prowadzenie księgi głównej czy rozliczenia z urzędami skarbowymi.

Różne narzędzia a możliwość ich integracji — jak to wygląda w praktyce?

Systemy ERP mogą integrować dane i procesy pochodzące z różnych działów w jedną platformę. Np. zamówienie złożone przez dział sprzedaży może automatycznie:

• uruchomić procesy produkcyjne,
• zaktualizować stany magazynowe,
• wygenerować fakturę w module finansowym.

Dzięki temu wszystkie działy korzystają z tych samych, zawsze aktualnych danych.

Program finansowo-księgowy działa natomiast w obszarze finansów i rachunkowości. Niekiedy może mieć pewne funkcje integracyjne, ale jego głównym celem pozostaje przede wszystkim wsparcie w zarządzaniu finansami.

ERP czy program  finansowo-księgowy — co się bardziej opłaca?

System ERP jest znacznie bardziej złożony, co wiąże się z wyższymi kosztami jego zakupu, wdrożenia i utrzymania. Ponadto trzeba poświęcić czas na jego konfigurację, przeszkolenie pracowników. Często wymaga to wsparcia ze strony dostawcy systemu.

Program finansowo-księgowy jest zazwyczaj tańszy, łatwiejszy do wdrożenia i obsługi. Nie wymaga bardzo dużych nakładów finansowych ani rozległych szkoleń.

Które narzędzie wybrać?

Wybór między tymi rozwiązaniami zależy od wielkości firmy, jej potrzeb oraz budżetu. Bardzo istotny jest też stopień skomplikowania procesów biznesowych, które mają być obsługiwane. 

Jeśli firma ma wiele działów (np. sprzedaż, magazyn, produkcja itp.) i konieczne jest zachowanie spójności danych, system ERP jest lepszym wyborem. Pozwala bowiem zarządzać wieloma procesami jednocześnie, eliminując konieczność korzystania z kilku różnych programów.