Dlaczego warto ustalić cele wdrożenia systemu ERP przed jego implementacją?

W procesie wdrażania systemów ERP w firmie główny nacisk kładzie się zwykle na komunikację z zespołem oraz szczegółowe zaplanowanie implementacji tego rozwiązania. Warto jednak zwrócić uwagę na fakt, że jasne sprecyzowanie celów działania jest w tym wypadku podstawowym warunkiem sukcesu. Jak tego dokonać?

Jakie są powody wdrażania systemów ERP?

Cele, realizowane poprzez wdrożenie rozwiązań informatycznych, mogą być niezwykle zróżnicowane. Najczęściej wymienia się wśród nich usprawnienie działania firmy oraz zwiększenie jej konkurencyjności na rynku. W przypadku systemów ERP możliwe jest przykładowo - dzięki ich wdrożeniu - przyspieszenie realizacji zamówień lub przedstawienie klientom ofert korzystniejszych, niż proponowane przez konkurencję. Istotny jest również lepszy obieg informacji, który może wpłynąć na ograniczenie kosztów działania przedsiębiorstwa.

Dlaczego ustalenie celów podczas wdrażania systemów ERP jest tak ważne?

Jasne sprecyzowanie celów działania zdecydowanie zwiększa prawdopodobieństwo osiągnięcia sukcesu podczas prac wdrożeniowych, pozwala bowiem na łatwą identyfikację potencjalnych problemów już na etapie planowania. Dzięki temu przygotowanie odpowiednich rozwiązań, które pozwolą na ich szybkie wyeliminowanie, jest stosunkowo łatwe. Jednocześnie możliwe jest porównanie ofert dostawców rozwiązań informatycznych - nie tylko pod względem ceny, lecz również stopnia ich dopasowania do rzeczywistych potrzeb przedsiębiorstwa. Warto przy tym zdefiniować również mierniki realizacji celów wdrożenia tego systemu, zarówno długofalowe, jak i bardziej bezpośrednie, dające natychmiastowe efekty.

W jaki sposób zdefiniować cele wdrożenia systemu ERP?

Najlepszym sposobem opracowania celów wdrożenia systemu ERP jest zaangażowanie w ten proces pracowników, którzy będą mieli z nim codzienną styczność - posiadają oni wiedzę na temat funkcjonowania przedsiębiorstwa, która może okazać się niezbędna w toku prac. Dobrym pomysłem jest również wykorzystanie usług zewnętrznych konsultantów, którzy pracowali już przy podobnych projektach. Jeżeli idzie o sposób określania celu - warto posłużyć się metodą SMART. Nazwa pochodzi od pierwszych liter cech, jakie powinien on posiadać. Zgodnie z nią cel powinien więc być: sprecyzowany, mierzalny, atrakcyjny, realistyczny i terminowy (czyli posiadać określony horyzont czasowy). Warto również wykluczyć z projektu niepotrzebne elementy, by skupić się na najważniejszych jego częściach.