Czy ERP może zastąpić system PIM?

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy system ERP (Enterprise Resource Planning) może w pełni zastąpić PIM (Product Information Management). W końcu oba systemy przechowują dane o produktach. Jednak choć ERP dawniej wystarczał do zarządzania firmą, rozwój cyfryzacji i wielokanałowych doświadczeń klientów wymusza nowe podejście do zarządzania danymi produktowymi. Czy ERP rzeczywiście może sprostać tym wymaganiom?

Dlaczego PIM jest niezbędny w nowoczesnym biznesie

ERP koncentruje się na transakcjach i dynamicznych danych związanych z produkcją, logistyką, sprzedażą i magazynowaniem. Jednak w dobie cyfryzacji, zarządzanie danymi produktowymi na różnych platformach staje się kluczowe. PIM odgrywa tu ważną rolę, specjalizując się w tego rodzaju zadaniach. ERP nie został zaprojektowany do zarządzania takimi danymi, a próby adaptacji są kosztowne i czasochłonne. PIM uzupełnia ERP, dostarczając wartości, których ERP samodzielnie nie może zaoferować, co czyni go niezbędnym narzędziem w nowoczesnym biznesie.

Porównanie systemów ERP i PIM

Motywacja i cele implementacji

Potrzeba posiadania systemu ERP pojawia się, gdy organizacje tracą kontrolę nad komunikacją pomiędzy jednostkami biznesowymi, nie mają dostępu do kluczowych wskaźników biznesowych, zbyt często muszą polegać na ręcznej interwencji, oraz zarządzają przestarzałymi aplikacjami, co uniemożliwia korzystanie z nowoczesnych technologii. Z kolei system PIM staje się niezbędny, gdy przedsiębiorstwa chcą poprawić jakość danych, obecność w omnichannel, czas wprowadzania produktów na rynek, wydajność, doświadczenia związane z produktami oraz zwrot z inwestycji (ROI). PIM umożliwia szybkie wprowadzanie produktów na globalne rynki, oferując lepsze zarządzanie danymi i wspierając wysoki wzrost przychodów.

Administracja danymi produktowymi

Tradycyjne systemy ERP wymagają znacznego wysiłku przy tworzeniu wpisów dla nowych produktów. W najprostszych przypadkach możliwy jest import danych za pomocą plików Excel, jednak ręczna aktualizacja pól w systemie ERP jest czasochłonna i niewydajna. Systemy ERP nie potrafią zbiorczo aktualizować danych o produktach, co wymusza ręczne zmienianie pól kartoteka po kartotece, nawet jeśli zmiana dotyczy całej linii produktów.

Masowe dodawanie nowych produktów jest codzienną czynnością dla użytkowników systemu PIM. Wykonuje się to zarówno z poziomu GUI użytkownika, jak i za pomocą konfigurowalnych importów plików CSV/XLS oraz cyklicznych importów przez API zewnętrznych źródeł danych. Systemy PIM posiadają wbudowane funkcje do zbiorczych edycji, umożliwiające pracę zbliżoną do pracy z arkuszem danych oraz zbiorcze ustawienie nowych wartości. Masowe zmiany obejmują nie tylko proste typy danych, ale także referencje obiektowe, zdjęcia i tłumaczenia.

Złożoność i koszty wdrożenia

Systemy ERP są znacznie bardziej złożone niż platformy PIM, oferując szerszy zakres funkcji. Są one jednak drogie, a ich konfiguracja i opanowanie mogą zająć lata. Dostosowanie systemów ERP jest również bardzo kosztowne.

Platformy PIM są zazwyczaj tańsze od systemów ERP i szybsze do skonfigurowania. Koszt dostosowania, zwłaszcza w przypadku rozwiązań open-source, jest zazwyczaj akceptowalny dla większości przedsiębiorstw.

Architektura współdziałania systemu PIM i ERP

Decydując się na dodanie systemu PIM do technologicznego stosu przedsiębiorstwa, należy przemyśleć odpowiednie podejście do zarządzania danymi produktowymi. Ponieważ system PIM ma wiele punktów styku z systemem ERP, znalezienie zrównoważonego podejścia jest kluczowe zarówno dla codziennych operacji, jak i komunikacji z konsumentami.

Podczas tworzenia początkowego rekordu produktu można wyróżnić dwa główne podejścia: system ERP jako dominujący lub system PIM jako wiodący. W obu przypadkach określenie "dominująca rola" odnosi się wyłącznie do zarządzania danymi produktowymi, a nie do znaczenia systemu w całym przedsiębiorstwie.

Podejście z dominującym systemem ERP

W tym podejściu początkowy rekord produktu jest tworzony w systemie ERP, a następnie przekazywany do systemu PIM, gdzie jest wzbogacany i wykorzystywany do publikacji w kanałach omnichannel. Taki scenariusz jest często stosowany przez firmy produkcyjne.

Zalety
Architektura ma jasno zdefiniowane przepływy danych z systemu ERP do PIM, a cały cykl życia produktu jest sterowany przez system ERP. Typowe dane ERP, takie jak logistyka, bill of materials (BOM) i dane handlowe, są inicjowane i utrzymywane w systemie ERP, podczas gdy system PIM dodaje wartości wzbogacające.

Wady
Podejście z dominującym systemem ERP może powodować problemy, takie jak rozbieżności między atrybutami technicznymi w ERP a prezentowanymi w kanałach publikacji. Użytkownicy muszą przełączać się między interfejsami obu systemów, aby utrzymać aktualność danych. Jeśli dane z PIM są potrzebne dla procesów ERP, model danych ERP musi zostać rozszerzony.

Podejście, gdy system PIM odgrywa wiodącą rolę

W tym podejściu początkowy rekord produktu jest tworzony w systemie PIM, a informacje są przekazywane do ERP, po czym identyfikator produktu wraca do PIM. To podejście jest typowe dla firm dystrybucyjnych i idealne dla strategii długiego ogona, gdzie produkty niszowe generują wysoką marżę.

Zalety
Gdy dostawcy przetwarzają dane, obniża to koszty utrzymania. Możliwy jest import dużej ilości danych od dostawców, co zmniejsza koszty związane z ERP. Umożliwia to etapowe przetwarzanie danych wielu dostawców i aktywne zarządzanie kategoriami na podstawie rozszerzonej bazy produktowej. PIM jako główny system pozwala również na dostęp do większej liczby produktów dla zakupów niestandardowych.

Wady
Umieszczenie PIM jako wiodącego systemu komplikuje przepływ danych i ich przetwarzanie, co wymaga bardziej złożonych procesów i interfejsów. Użytkownicy muszą zarządzać autoryzacją danych w różnych systemach, a także transformacją danych ERP. Cykl życia produktu jest podzielony między PIM i ERP, co prowadzi do bardziej skomplikowanego zarządzania danymi.

ERP czy PIM - który scenariusz wybrać?

Ponieważ może istnieć tylko jeden punkt początkowy dla tworzenia rekordów nowych produktów, konieczne jest wybranie jednej z dwóch opcji architektury PIM podczas wdrożenia. Aby podjąć decyzję, odpowiedz na poniższe pytania:

• Czy istnieje już centralne miejsce, w którym tworzone są wszystkie nowe rekordy produktów?
• Czy istnieje proces PLM (Product Lifecycle Management) i czy jest on połączony z głównym systemem ERP?
• Czy ERP zapewnia unikalne identyfikatory dla wszystkich produktów, które są wykorzystywane w innych częściach procesu zarządzania danymi produktów?

Jeśli odpowiedzi na te pytania są twierdzące, podejście z dominacją ERP będzie najlepszym rozwiązaniem. Jednak zależnie od specyficznych wymagań firmy, inne podejście może być bardziej odpowiednie. Ważne jest minimalizowanie zmian w istniejącym środowisku i procesach biznesowych, aby uniknąć konieczności dostosowywania się do nowego systemu PIM.